Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji firmowej przez ustalony przez ustawodawcę okres. W zależności od rodzaju dokumentacji czy są to: dokumenty dla urzędu skarbowego, ZUS przedsiębiorcy czy ZUS pracowników - są różne terminy, w którym występuje konieczność przechowywania dokumentów. Sprawdźmy, które dokumenty firmowe można wyrzucić w 2021 roku! Które dokumenty trzeba przechowywać obowiązkowo? Dokumentację dla urzędu skarbowego, którą jest KPIR i Ewidencja przychodów, rejestry zakupu i sprzedaży VAT, dowody księgowe – faktury, rachunki, dowody wewnętrzne, inne dokumenty, potwierdzające przychody i koszty, ewidencje – np. środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdów, deklaracje – VAT oraz roczne PIT, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego (w związku z czym termin przedłuża się w praktyce do 6 lat). W związku z powyższym w 2021 r. dokumenty, które można co do zasady wyrzucić obejmują dokumentację do 2014 r. włącznie. Natomiast dokumentację dla urzędu skarbowego za 2015 r., którego termin płatności minął 30 kwietnia 2016 r., trzeba zachować do końca 2021 roku kalendarzowego. Przy utylizowaniu dokumentów firmy należy wziąć pod uwagę czy nie powstały okoliczności wydłużające okres, w którym upływa termin przechowywania dokumentów (art. 70 ustawy - Ordynacja Podatkowa). W przypadku dokumentacji ZUS dotyczącej przedsiębiorcy np. ZUS ZUA, ZUS ZWUA czy ZUS DRA termin wynosi 5 lat, licząc od daty złożenia dokumentu w ZUS (dotyczy dokumentów wystawionych po 1 stycznia 2012 r.).Na koniec 2020 r. podatnik spokojnie może zlikwidować dokumentację ZUSowską dotyczącą przedsiębiorcy z lat nie stosująca się do obowiązku przechowywania dokumentacji firmowej może zostać ukarana karą grzywny, która w skrajnych przypadkach wyniesie nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych.
Zieleń można chronić w gminie w ramach planów zagospodarowania przestrzennego o czym mówi art. 83f ust. 14 lit b ustawy o ochronie przyrody (Dz.U. z 2022 r. poz. 916, ost. zm. 2185). Likwidacja polega na zakończeniu prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę. Nie można mylić jej z zawieszeniem działalności, gdyż w trakcie zawieszenia firma nadal istnieje, nie prowadząc jedynie bieżącej aktywności gospodarczej. Wielu przedsiębiorców nie jest świadomych, że likwidacja firmy to nie tylko złożenie wniosku o wykreślenie z CEIDG. Sprawdź jakich formalności należy dopełnić jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą na KPIR. Etap I – zgłoszenie w CEIDG W terminie 7 dni od dnia trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej należy złożyć wniosek o wykreślenie z CEIDG. Data zaprzestania działalności nie może być późniejsza niż data złożenia wniosku. Zgłoszenia można dokonać: elektronicznie, jeżeli posiadamy kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP; poprzez stronę gdzie wypełniamy i przesyłamy wniosek online do urzędu, wnioskowi zostanie nadany kod weryfikacyjny (w ciągu 7 dni konieczna jest jednak wizyta w urzędzie, w celu odręcznego podpisania wniosku); osobiście w urzędzie miasta lub gminy listem poleconym, przesyłając wersję papierową wniosku z podpisem notarialnie poświadczonym Etap II – wyrejestrowanie w ZUS Do wyrejestrowania z ubezpieczeń służy druk ZUS ZWUA. Przedsiębiorca składa go w ZUS w terminie 7 dni od daty złożenia wniosku o wykreślenie. (Jednocześnie wyrejestrowuje członków rodziny na formularzu ZUS ZCNA). Etap III – dla celów PIT 1). Wykaz składników majątku W przypadku likwidacji działalności gospodarczej, przedsiębiorca przygotowuje wykaz zawierający informacje o: towarach i materiałach; wyposażeniu; środkach trwałych; które znajdują się w firmie na dzień likwidacji działalności. Przygotowane w ten sposób zestawienie nie jest składane do urzędu skarbowego. Nie ma również obowiązku zawiadomienia urzędu o zamiarze sporządzenia wykazu. Dokument należy przechowywać wraz z księgami podatkowymi w celach dowodowych. 2). Spis z natury na dzień likwidacji Przynajmniej na 7 dni przed sporządzeniem spisu z natury na dzień likwidacji, przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, powinien zawiadomić urząd skarbowy o zamiarze przygotowania remanentu likwidacyjnego. Spisem z natury należy objąć: towary handlowe i materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, które pozostały w firmie na dzień likwidacji. W przygotowanym dokumencie nie wykazujemy wyposażenia oraz środków trwałych. Zasadniczo w terminie 14 dni od dnia przygotowania spisu, przedsiębiorca wycenia materiały i towary handlowe według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeśli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Na zasadzie wyjątku, inaczej wycenia się produkcję niezakończoną czy produkcję zwierzęcą. Końcowa wartość spisu ujmowana jest w ostatniej pozycji KPIR. Spisem z natury obejmujemy również towary stanowiące własność przedsiębiorcy, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem oraz towary obce znajdujące się w zakładzie przedsiębiorcy. Towary obce ujmowane są ilościowo z oznaczeniem ich właściciela, nie podlegają natomiast wycenie Od przygotowanego w ten sposób spisu z natury przedsiębiorca nie płaci żadnego podatku. Remanent likwidacyjny nie jest również składany w urzędzie skarbowym, przedsiębiorca przechowuje go w swojej dokumentacji podatkowej w celach dowodowych. Co się dzieje w sytuacji gdy sprzedamy składniki majątku pozostałe na dzień likwidacji działalności gospodarczej? Jeżeli sprzedaż nastąpi przed upływem 6 lat (licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła likwidacja działalności gospodarczej) wówczas pamiętajmy o opodatkowaniu dochodu (przychodu) uzyskanego z tego zbycia jako dochodu (przychodu) z działalności gospodarczej. Jeżeli sprzedaż nastąpi po upływie 6 lat podatek nie wystąpi Etap IV – zeznanie roczne PIT-36/PIT-36L Za ostatni miesiąc prowadzenia działalności, przedsiębiorca opłaca zaliczkę na podatek dochodowy na dotychczasowych zasadach, czyli do 20. dnia kolejnego miesiąca. Po zakończonym roku podatkowym składamy ostatnie zeznanie roczne PIT-36 lub PIT-36L z załącznikiem PIT/B, uwzględniając przychody i koszty z działalności gospodarczej. Termin złożenia zeznania nie ulega zmianie tzn. PIT-36 (lub PIT-36L) składamy do 30 kwietnia następnego roku podatkowego. Etap V – dla celów VAT 1). VAT-Z Wykreślenie przedsiębiorcy z rejestru podatników VAT odbywa się z wykorzystaniem formularza VAT-Z. Formularz składany jest do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni, od dnia zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. 2). Spis z natury dla VAT Spis z natury należy przygotować również dla celów podatku VAT. Najprościej mówiąc spis ten dotyczy całego majątku, który pozostał w firmie na dzień zaprzestania czynności podlegających opodatkowaniu, a podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT przy jego nabyciu. Mowa tutaj nie tylko o towarach i materiałach, ale również wyposażeniu czy środkach trwałych. O zamiarze przygotowania spisu dla potrzeb VAT nie powiadamiamy naczelnika urzędu skarbowego. Składniki majątku należy wycenić według ich wartości rynkowej na dzień likwidacji. Przedsiębiorca uwzględnia więc stan techniczny i stopień zużycia poszczególnych towarów. Najczęściej wartość składnika majątku na dzień likwidacji jest niższa niż w momencie nabycia np. wartość komputera zakupionego 3 lata temu. Jednak może się zdarzyć sytuacja odwrotna, kiedy wartość likwidowanego majątku będzie wyższa niż cena nabycia np. wartość nieruchomości. Spis z natury zawierający informacje o kwocie podatku należnego, dołączamy do deklaracji VAT-7 (lub VAT-7K) składanej za ostatni okres prowadzenia działalności gospodarczej. Natomiast ustaloną na podstawie spisu kwotę podatku VAT należnego przedsiębiorca wykazuje w pozycji 36 deklaracji „Kwota podatku należnego od towarów i usług objętych spisem z natury, o którym mowa w art. 14 ust. 5 ustawy”. Działanie takie prowadzi do zwrotu podatku VAT, ustalonego od wartości rynkowej majątku, do budżetu państwa. Spisem z natury obejmujemy wszystkie składniki majątku co do których przysługiwało prawo do odliczenia VAT przy ich nabyciu, nawet jeżeli dobrowolnie zrezygnowaliśmy z odliczenia VAT. Podatek VAT zapłacimy również jeżeli składniki majątku przekażemy z działalności na cele prywatne, ponieważ operacja taka traktowana jest jako sprzedaż opodatkowana wg właściwej stawki VAT Etap VI – kasa fiskalna Likwidując działalność gospodarczą należy zakończyć pracę kasy rejestrującej w trybie fiskalnym. W tym celu przedsiębiorca: drukuje ostatni raport fiskalny dobowy oraz miesięczny; w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym składa wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci kasy rejestrującej; składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji urzędu; w obecności serwisanta i pracownika urzędu skarbowego dokonuje odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej (wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy); Jeżeli przy zakupie kasy fiskalnej przedsiębiorca skorzystał z ulgi na zakup urządzenia i w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zlikwidował działalność, musi zwrócić całą kwotę przyznanej ulgi Etap VII – pracownicy Jeżeli w trakcie prowadzenia działalności przedsiębiorca posiadał status płatnika tzn. zatrudniał pracowników, zawierał umowy zlecenie lub umowy o dzieło czy organizował konkursy z nagrodami, do dnia zaprzestania działalności gospodarczej musi złożyć: PIT-4R (deklarację roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy); PIT-8AR (deklarację roczną o zryczałtowanym podatku dochodowym); PIT-8C (informację o wypłaconym stypendium, o przychodach z innych źródeł oraz o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych); IFT-1R (informację o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania) PIT-11 (informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy) składa: w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym; w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku przez podatnika – jeżeli obowiązek poboru zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, Etap VIII – przechowywanie dokumentów Pomimo likwidacji działalności gospodarczej, przedsiębiorca nie może pozbyć się prowadzonej dokumentacji podatkowej. Wszystkie księgi, ewidencje, rejestry oraz faktury musi przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co do zasady przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Od ogólnej zasady Ordynacja podatkowa przewiduje wyjątki, kiedy termin może ulec wydłużeniu. Dodatkowo niektóre przepisy wprost wskazują na inny termin przechowywania dokumentacji np. listy płac przechowujemy 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, a deklaracje rozliczeniowe ZUS i imienne raporty miesięczne wystawione przed zakończeniem 2011 r. oraz dokumenty korygujące przesłane do ZUS – 10 lat od daty przesłania ich do ZUS lzouWM. 454 52 464 342 75 415 477 367 220jakie dokumenty można zlikwidować w 2018
